Videoconferência: veja a definição, dicas e as ferramentas ideais 

A videoconferência veio para ficar! Ainda mais se analisarmos os dados: no Brasil, de acordo com pesquisas, uma a cada quatro pessoas poderia trabalhar de forma remota, em home-office. Isso representa nada menos do que 20,4 milhões de brasileiros, ou seja, todos eles com grande chance de optar por videoconferências para se comunicar com as equipes. 

Sabemos que o trabalho remoto não sobrevive sem uma comunicação eficiente. Isso sem falar nos colaboradores que moram longe do escritório, ou até em outro país. Por isso, a videoconferência é uma das peças importantes para manter a produtividade e alinhar projetos com os colegas. 

Para te ajudar a entender mais sobre essa funcionalidade, trazemos a definição de videoconferência, suas vantagens, dicas para usá-la e também as melhores ferramentas do mercado. É para já!

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O que é videoconferência e para que serve?

A videoconferência nada mais é do que uma transmissão em vídeo, ao vivo. Essa tecnologia de comunicação consegue fazer com que pessoas localizadas em diferentes lugares possam conversar por vídeo, mesmo que estejam distantes fisicamente. Por depender de uma conexão com a internet para acontecer, ela também é chamada de videoconferência online.

Sabe aquela entrevista de emprego que você fez pelo Google Meet? Ou a última reunião virtual com a sua chefe no Microsoft Teams? 

Elas são videoconferências, e permitem que duas ou mais pessoas possam trocar ideias online, ao se conectarem via um aplicativo ou software especialmente desenvolvido para isso. É graças a estas ferramentas de videoconferência que a conversa pode acontecer, em um ambiente digital pensado para essa interação.

Quais os equipamentos necessários para uma videoconferência?

Não é preciso dispor de grandes equipamentos para fazer uma videoconferência online. Na maior parte das vezes, você precisará de um desktop, notebook ou tablet conectados à internet, além do aplicativo ou software de videoconferência escolhido.

Vale notar que, no caso de um desktop que não possua câmera vinculada ao monitor, deverá investir em uma webcam para que ela transmita a sua imagem ao vivo. 

Por outro lado, os celulares, tablets e notebooks que já possuem câmera e microfone acoplados não necessitam do investimento em outros equipamentos. Basta ativar o vídeo e o microfone do seu aparelho para que a conversa aconteça. Para isso, nada mais fácil: as próprias ferramentas pedem acesso ao seu microfone e vídeo, e você só precisa clicar em aceitar. 

As videoconferências também acontecem nas empresas

Nem só de home-office vive uma videoconferência. Às vezes, um grupo de pessoas da sua empresa precisa se comunicar com outra equipe, distante geograficamente. Para isso, é só reunir todo mundo em uma mesma sala, e usar um monitor, televisão ou telão para projetar o vídeo dos participantes que estão longe. 

Neste caso, microfones mais potentes e caixas de som são necessários. Existem, até mesmo, kits de videoconferência especiais para este objetivo, que conseguem elevar o nível de qualidade destes encontros virtuais. 

Como aumentar a qualidade da sua videoconferência em casa?

Nem sempre os microfones e a resolução do vídeo são adequados para o que precisamos. Por isso, poderá turbinar a sua videoconferência ao investir em equipamentos como:

• Uma webcam externa para aumentar a qualidade do seu vídeo, de preferência com resolução em HD ou FullHD. Dica: existem webcams com conexão via USB, o que é ótimo para evitar as instabilidades do wi-fi;
• Um microfone para videoconferência, na forma de headset (fone de ouvido com microfone acoplado), lapela, ou microfone de mesa;
• Uma boa conexão de internet para evitar que as imagens congelem e travem. Nada pior do que perder tempo e paciência com esses probleminhas técnicos! 

Quais as novas funcionalidades das videoconferências?

Existem softwares e aplicativos que vão muito além da simples transmissão de um vídeo ao vivo. Pensando sempre em como melhorar essa experiência digital, muitas ferramentas oferecem funcionalidades inovadoras, entre elas:

• Pagamento instantâneo, proposto pela Brevo: Possibilidade de pagamento instantâneo e automático por seu cliente na hora da videoconferência. Aproveite um processo de cobrança simplificado, em uma única ferramenta!

Pagamento instantâneo da Brevo: um processo de cobrança simplificado, em uma única ferramenta

• Treinador de discurso, proposto pela Microsoft Teams: funcionalidade de videoconferência que te ajuda a falar de forma mais confiante nas reuniões online. Assim, poderá ter acesso ao seu ritmo de fala, número de interações com o público e interrupções na fala.

O treinador de discurso é uma das novidades do Microsoft Teams

• Aviso de eco, oferecido pelo Google Meet e Microsoft Teams: o usuário recebe uma notificação no caso de enfrentar problemas de eco, causado muitas vezes quando usamos fones de ouvido ou quando deixamos o microfone aberto quando não estamos falando.
  
• Legendas instantâneas, propostas pelo Google Meet: recurso que favorece a inclusão de colaboradores surdos ou com perda auditiva, ao incluir legendas instantâneas durante a fala dos colegas.
  
• Planos de fundo personalizados, disponíveis na maior parte das plataformas: pode não ser uma novidade, mas esse recurso consegue diminuir as distrações durante as reuniões online, além de conseguir quebrar o gelo quando um fundo divertido é acionado.
  
• Ferramentas de desenho e anotação, oferecidas pela Gotomeeting: às vezes uma ideia consegue ser entendida mais facilmente quando colocada no papel. No caso das videoconferências, esse recurso permite desenhar e escrever para melhor comunicar.

O Gotomeeting torna colaborativas as anotações durante a reunião

• Transcrição das reuniões, funcionalidade presente em vários aplicativos: a transcrição permite que a conversa não se perca ou seja esquecida. Essencial para lembrarmos dos pontos importantes e dos objetivos da reunião.
  
• PowerPoint Live, oferecido pelo Microsoft Teams. Essa nova experiência é chamada Cameo e consegue integrar a sua câmera ao vivo à uma apresentação de PowerPoint. A ideia é conseguir apresentar os slides usando o seu próprio vídeo ao vivo, sobrepondo-o à apresentação.

A funcionalidade do Microsoft Teams permite que um vídeo ao vivo seja sobreposto à apresentação de PowerPoint.

Os novos recursos não param de chegar, e a tendência é que eles respondam cada vez mais às necessidades de comunicação dos usuários em um cenário digital.

Quais são as vantagens da videoconferência?

As videoconferências possuem muitos benefícios, sendo o maior deles conectar pessoas separadas fisicamente. Algumas das outras vantagens mais poderosas da comunicação por vídeo são:

• Aumenta a colaboração, já que é possível se comunicar com a equipe e trabalhar juntos em um projeto, mesmo à distância;

• Facilita a compreensão das tarefas e objetivos, uma vez que o funcionário não fica isolado em sua casa, e consegue estar por dentro das atividades e desafios da empresa;
  
• Melhora a experiência do colaborador, nada como uma comunicação fluida e transparente com a equipe ou com o superior hierárquico para trazer confiança e motivação;
  
• Traz flexibilidade: com as transmissões ao vivo, a geografia não é problema e os colaboradores têm liberdade para trabalhar de onde quiserem;
  
• Oferece clareza: nem todas as reuniões podem virar e-mail, mesmo que os memes digam o contrário! Existem conversas que precisam ser ditas oralmente, e não por meio do texto, para garantir melhor compreensão;
  
• Promove a organização de tarefas: as videoconferências, quando pontuais, conseguem trazer uma visão geral do que está sendo produzido, além de melhorar o fluxo de tarefas. Por falar em organização, aposte em ferramentas de agendamento online para não esquecer nenhuma reunião online importante.

As melhores ferramentas de videoconferência

A seguir listamos as principais ferramentas de videoconferência, todas elas bem notadas no quesito qualidade de áudio e de imagem, além de proporcionarem boa experiência ao usuário:

• Brevo Meetings: única plataforma que oferece: agendamento de reuniões automático e sem dificuldades, em páginas personalizadas para você enviar ao seu cliente; chamadas de vídeo no navegador (onde você pode participar de qualquer dispositivo gravando as suas sessões e compartilhando a sua tela); inclusão de um botão de agendamento ou formulário pop-up em seu site, rede social ou assinatura de e-mail; ativação de pagamentos automatizados para você ser pago instantaneamente ou até mesmo adiantado.

• Google Meet: super conhecida, essa ferramenta se torna ainda mais prática quando sincronizada com o calendário do Google Chrome. Isso porque consegue convidar pessoas para a reunião por meio do próprio calendário, ao clicar em “adicionar videoconferência do Google Meet”. Além disso, consegue criar enquetes durante a transmissão ao vivo, usar uma lousa interativa chamada Jamboard, além de dividir os participantes em minigrupos de discussão, graças às salas temáticas. 
  
• Microsoft Teams: outra gigante da tecnologia, oferece recursos interessantes como o Dynamic View, que melhora a experiência visual ao ajustar o layout automaticamente quando alguém começa a falar ou entra na reunião. Também oferece anotações em grupo, o que ajuda a fazer um verdadeiro brainstorming online. Para quem utiliza o Pacote Office, possui diversas funcionalidades de interação entre as ferramentas Word, Excel e PowerPoint.
  
• Zoom: muitos tiveram o primeiro contato com a ferramenta durante o confinamento, já que ela também era muito usada para reuniões em família e entre amigos. No mundo profissional, o Zoom também oferece gravações da reunião, compartilhamento da tela, criar enquetes e separar os participantes em salas simultâneas. A transmissão ao vivo no YouTube também é possível.
  
• Gotomeeting: desenvolvido para ser simples, este software de reunião online oferece recursos como supressão de ruído de fundo para oferecer uma melhor experiência de áudio. Feito para agradar às empresas, ele inclui funções de segurança para proteger as reuniões profissionais, com sessões criptografadas, gravações e transcrições. 
  
• Zoho meeting: outra solução pensada para ambientes profissionais, o Zoho possibilita que o usuário use o áudio do seu telefone no caso de a conexão à internet falhar. Também poderá sincronizar as reuniões com a sua agenda, gravá-las, e permitir que outro participante assuma o controle da sua tela durante a reunião. A ferramenta também dá conta de fazer webinars.

Perguntas frequentes sobre videoconferência

Abaixo listamos algumas das perguntas mais comuns sobre videoconferência:

Como faço para entrar em uma videoconferência?

Basta acessar o link enviado por e-mail para entrar em uma videoconferência para a qual foi convidado. Este link também fica disponível em seu calendário, caso você tenha feito a integração entre as ferramentas. Atenção: somente pessoas convidadas podem ingressar na reunião por meio do link. 

Qual a diferença entre videoconferência e videochamada?

A videochamada é uma conversa por vídeo, ao vivo, entre duas ou mais pessoas, mas geralmente é feita de forma mais simples, por meio do WhatsApp, Skype ou Messenger. Dado esta informalidade, a videochamada é mais usada entre amigos e família, e não possui recursos interativos avançados como os da videoconferência. 

Tem como fazer chamada de vídeo sem internet?

A maior parte das ferramentas de videoconferência exige uma conexão à internet para funcionar. Mas existem exceções, entre elas softwares como o TrueConf, que usa uma rede corporativa para se conectar. No mais, a internet é necessária para a maior parte das ferramentas do mercado.

Posso participar de uma videoconferência pelo celular? 

Sim, isso é totalmente possível! Os aplicativos e softwares se adaptaram para receber usuários que se conectam com celulares. Para que a experiência fique melhor, é recomendado baixar o aplicativo da ferramenta, se existir. O Zoom oferece app, bem como o Microsoft Teams, Google Meet, entre vários outros.

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