Junho 8, 2022

Mensagens de ausência no WhatsApp: o que são e qual a sua importância?

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Já tentou entrar em contato com uma empresa que demorou muito tempo para responder a primeira interação? Este é um problema que pode ser resolvido em poucos cliques, usando as mensagens de ausência do WhatsApp. Se você ainda não conhece essa funcionalidade, é hora de entender suas vantagens e implementá-las o quanto antes ao seu negócio.

Hoje, viemos te contar tudo sobre essa ferramenta e te explicar como utilizá-la para melhorar o relacionamento com seus clientes!

O que é a mensagem de ausência do WhatsApp?

Se você chegou até aqui, já deve saber da importância de investir no WhatsApp Business. Como falamos neste artigo, essa é uma ferramenta essencial – principalmente no mundo digital em que vivemos – para você se aproximar de seus clientes, oferecer a eles a agilidade necessária das redes sociais, e garantir que eles tenham acesso aos seus produtos e respostas para suas questões em poucos cliques.

Mas, só ativar o WhatsApp Business não resolve tudo. Existem alguns detalhes que precisam de atenção para tornar o atendimento mais humanizado e atencioso – como aqueles que costumam existir em uma loja física. Um desses detalhes é a mensagem de ausência no WhatsApp. 

Se você já entrou em contato com alguma empresa que utiliza a rede social, muito provavelmente já esbarrou em uma mensagem como esta:

Esse é um dos exemplos de mensagens de ausência que ajudam os pequenos e médios negócios a se manterem presentes na vida dos clientes. Utilizando essa funcionalidade simples, mas essencial, você pode diminuir a ansiedade do cliente, informando sobre o horário de funcionamento da empresa e assegurando de que sua demanda, seja ela uma pergunta, reclamação ou até mesmo um pedido, será analisada em breve.

Ao ativar a mensagem de ausência, você torna o processo automático, e garante que uma mensagem personalizada será enviada ao cliente assim que ele entrar em contato com a sua empresa. Isso evita os longos períodos de espera em caso de feriados, fins de semana, das famosas mensagens fora do horário comercial e muitas outras ocasiões que não nos permitem responder uma demanda logo de cara. Ou seja: a automação vem para facilitar a sua vida.

Ainda não se convenceu? Tenho mais alguns motivos para você. 

Por que ativar as mensagens de ausência do seu WhatsApp Business?

Cada vez mais, as pesquisas apontam o atendimento ao cliente como um dos principais motivos que levam à desistência de uma compra. E isso engloba várias coisas, desde a demora por resposta em um primeiro contato à dificuldade em encontrar soluções para problemas.

A possibilidade de utilizar as mensagens de ausência te ajudam a acabar com pelo menos um desses contratempos. Afinal, é verdade que não estamos trabalhando 24h por dia, mas essa não pode ser a razão pela qual vamos perder um cliente em potencial.

Ao acionar as mensagens de ausência do WhatsApp, você pode enviá-la:

A todos que entrarem em contato com a empresa;

A todos que entrarem em contato com a empresa fora do horário comercial – você pode defini-lo;

A todos que entrarem em contato em um horário específico – nesse caso, pode ser durante uma reunião, um evento ou um dia em que ninguém estará disponível por um outro motivo.

Então, é hora de usar essa funcionalidade para melhorar o relacionamento com seus futuros clientes. Te ensinaremos a fazer isso da forma mais criativa possível!

Como ativar sua mensagem de ausência no WhatsApp Business?

Oba, se convenceu a colocar o funcionalidade em ação? Agora, é só seguir direitinho esse passo a passo para começar a brilhar nas mensagens de ausência no WhatsApp. Vamos nessa?

  • O primeiro passo é acessar o WhatsApp Business. Abriu? Agora, é só buscar por aqueles três pontinhos no topo da tela, o menu. Achou? Clica ali.
  • Beleza. Agora vai em “ferramentas comerciais”. 

  • Tá vendo a opção “mensagens de ausência”? Clica nela.
    • Estamos quase lá. Agora, clica em “enviar mensagem de ausência”.

    • Aqui, você pode editar a mensagem. Vamos te ajudar com algumas opções criativas de mensagens de ausência mais pra frente. Por enquanto, só aceita a mensagem padrão e clica em “ok”.
    • Antes de finalizar, você precisa escolher entre três opções de horário:
      • Enviar sempre, o que quer dizer que qualquer pessoa que entrar em contato em qualquer horário vai receber essa mensagem;
      • Enviar em um horário programado, que significa que você vai definir um horário em que a mensagem vai ser enviada para quem entrar em contato;
      • Enviar fora do horário comercial, ou seja, a mensagem será enviada para pessoas que entrarem em contato fora do horário comercial que você estabeleceu para a sua empresa. Se você ainda não personalizou seu horário comercial, te ensinamos a fazer isso aqui!
    • Depois de definir as opções de horário, você terá que personalizar os destinatários. Funciona assim: 
      • Se escolher enviar para todos, a mensagem será enviada de acordo com a sua definição de horário (esses que acabamos de ver) para qualquer pessoa que entrar em contato com a empresa;
      • Já a opção que exclui pessoas cadastradas na sua agenda vai enviar a mensagem apenas para os contatos que você não salvou no seu celular;
      • Você também pode escolher exceções, que te permitem excluir pessoas para não receberem a mensagem. Essa opção é legal para você que quer excluir os funcionários da empresa, clientes fidelizados, fornecedores ou outras pessoas que já entram em contato com o seu WhatsApp Business regularmente;
      • Ou, por fim, é possível definir que a mensagem será enviada para contatos que você escolher. Nesse caso, ela não vai ser enviada aos novos contatos.
    • Depois de escolher cada uma dessas opções, é só selecionar “salvar” e prontinho, você tem agora sua mensagem de ausência do WhastApp.

    Como criar mensagens de ausência criativas no WhatsApp?

    Estamos quase terminando! Mas, antes de finalizarmos as configurações, queremos falar sobre a chance que as mensagens de ausência nos dão. Ou melhor, as mensagens de ausência criativas nos dão.

    Pensa só: essa é a primeira mensagem que seu cliente em potencial vai receber. É importante ajustá-la para que esteja alinhada à sua estratégia de WhatsApp Marketing.

    Por exemplo, se sua mensagem de ausência vai ser enviada para novos contatos fora do horário comercial, você pode:

    ✅ Informar o horario comercial da empresa;

    ✅ Reforçar o relacionamento com o possível cliente;

    ✅ Informar sobre os novos produtos que você adicionou à vitrine. 

    Neste caso, a mensagem poderia ser assim:

    Ops, por hoje é só. Mas, não se preocupe: estamos aqui de segunda à sexta, das 9h às 18h. Logo vamos responder você. Enquanto isso, que tal conferir os novos sabores do mês? O bolo de nozes é um sucesso! Dica da chef 🍰🥰

    Agora, se você definiu que a mensagem será enviada a todos os clientes em um horário específico – como durante o tempo em que estiver em uma reunião -, você pode:

    ✅ Assegurar que vocês vão retornar o contato em breve, reforçando a agilidade;

    ✅ Melhorar o relacionamento com o cliente, tranquilizando-o sobre a demanda.

    Veja um exemplo de como poderia ser essa mensagem:

    Ei! Eu sou a Maria, muito prazer! No momento, a equipe está indisponível. Mas, não se preocupe: responderemos o seu chamado ainda hoje. Até logo!

    Viu só? É possível fazer várias combinações diferentes, pensando direitinho em quem e quando o contato vai receber a mensagem. Dessa forma, você garante a melhor estratégia com mensagens criativas e humanizadas.

    Bônus: 3 mensagens de ausência no WhatsApp prontas para o seu negócio

    Agora que você sabe o que é a mensagem de ausência do WhatsApp e entende a sua importância, é hora de criar a sua mensagem para a sua empresa! Para ajudar você, decidimos apresentar três opções que podem ser personalizadas para se encaixar ao seu negócio:

    Olá, bem-vinda à A Loja. Eu sou a Lola e estou disponível sempre de segunda à sábado, das 9h às 18h. Já já venho conversar com você. Mas, enquanto isso, que tal conferir nossa nova coleção? É só clicar aqui: www.aloja.com!

    Que bom ver você por aqui! A Loja funciona de segunda à sexta-feira, das 9h às 18h. Não se preocupe, logo viremos atender você!

    Oi! Aqui é a Lola, responsável pelo atendimento da A Loja. Tudo bem? Estamos indisponíveis no momento, mas logo voltaremos para atender você. Até daqui a pouco!

    Essas são apenas algumas das variações que você pode usar com as mensagens de ausência do WhatsApp. Use a imaginação, pense estrategicamente e com certeza essa funcionalidade será de grande ajuda para a sua empresa.🚀🙌

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