A organização é uma das palavras mágicas quando devemos administrar uma empresa. Isso envolve honrar cada compromisso junto aos clientes, de forma presencial ou não. Mas como garantir que os clientes lembrem destes eventos? É aí que entra a importância de agendar reunião online: plataformas digitais podem facilitar a organização das atividades, além de evitar o esquecimento do compromisso.
Essencial em tempos de rotinas cheias, essas mensagens de agendamento podem facilitar e evitar confusões, tanto para a empresa como para o cliente. Separamos algumas dicas e modelos de textos para agendar reunião online e simplificar a gestão dos compromissos. Vamos lá!
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Indice
Como funciona e por que é importante o agendamento de reunião online?
Ao agendar reuniões online, tanto a empresa como o cliente saem ganhando. Isso porque é muito difícil administrar tantos compromissos ao mesmo tempo, pois quanto mais prospects e clientes, menos tempo temos para nos dedicar a tarefas manuais e repetitivas, como as que envolvem o agendamento de reuniões e compromissos.
| As mensagens de agendamento são enviadas por meio de plataformas de agendamento especializadas, ou também ao usar o próprio e-mail, WhatsApp e SMS. Estas mensagens e lembretes podem ser automatizados ou não, embora a automação seja recomendada para economizar tempo e evitar esquecimentos. |
Quando a empresa envia mensagens e lembretes de agendamento, consegue garantir fluidez e clareza no atendimento, além de melhorar a gestão do cliente das seguintes formas:
💼 Para a empresa: possibilita um trabalho mais eficiente e rentável
Compromissos que não tenham sido cancelados corretamente causam a perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro da empresa.
O tempo que você ficará à espera de um cliente que não veio, sem contar o tempo que usou para se preparar para esse encontro, serão desperdiçados. Além do mais, esse cancelamento de reunião sem pré-aviso tira o lugar de um cliente interessado.
Ou seja, é preciso redobrar esforços para que os seus prospects possam cancelar ou remarcar a reunião com antecedência, de forma que a rotina da sua empresa fique sempre nos eixos! Para isso, mensagens e lembretes de agendamento são o caminho a seguir, evitando esse tipo de situação inesperada.
Quer saber sobre quais plataformas poderá usar para fazer sua reunião online com o cliente?
Veja nosso artigo com as 10 melhores plataformas.
🙋Para o cliente: ajuda-o a lembrar e se programar para o compromisso
Às vezes não é por mal: esquecimentos acontecem, e por isso a sua empresa deve estar sempre no radar do seu cliente. Você pode ajudá-lo a lembrar e se programar para esse encontro ao escrever mensagens e lembretes assim que ele agendar uma reunião online.
Quando enviar mensagem de confirmação e lembrete?
Essas mensagens de agendamento podem ser enviadas em diferentes momentos:
- Quando o cliente acaba de marcar a reunião, consulta ou encontro. A mensagem de agendamento deve ser enviada poucos minutos depois do agendamento. Ela deve trazer um resumo com o dia, horário e lugar do encontro, bem como o que o cliente precisa trazer (documentos específicos, documento de identidade, entre outros).
No caso de agendar reunião online, essa mensagem também deve trazer instruções de como se conectar à sala de reunião. Existem diversas plataformas de videoconferência disponíveis: diga se o cliente precisa baixar o software previamente, ou se precisa somente clicar no link da reunião para entrar. - Outro momento importante para enviar uma mensagem de lembrete de agendamento é alguns dias antes do compromisso. O tempo de antecedência ideal depende muito da sua empresa e serviço oferecido: uma consulta nutricional online, por exemplo, talvez precise que o cliente prepare uma série de documentos antes do encontro virtual. Neste caso, um lembrete 3 dias antes pode ser necessário.
Já no caso de reuniões de prospecção, com o objetivo de apresentar os produtos ou soluções da sua empresa, os lembretes podem ser enviados com 1 dia de antecedência, por exemplo. Tudo depende do seu tipo de negócio 😉
Modelos para escrever um lembrete de reunião online
Depois de agendar reunião online, chega o momento de enviar uma mensagem para o seu prospect ou cliente. Você pode se inspirar nos modelos abaixo, e adaptá-los de acordo com a personalidade e necessidades da sua empresa:
Mensagem de confirmação do agendamento de reunião online
Olá, (nome do cliente ou prospect), tudo bem?
Meu nome é X e faço parte do time de vendas da empresa Y.
Obrigado por ter agendado uma conversa online conosco, vai ser ótimo aprofundar os detalhes sobre os nossos serviços e entender como podemos ajudá-lo.
- Nossa conversa acontecerá no dia (indicar data), às (indicar hora).
- Para ingressar na sala de reunião virtual, basta clicar neste link (colocar link), no dia e hora combinados.
- O tempo de conversa será de 20 minutos, aproximadamente.
Caso não possa comparecer, por favor, lembre de reagendar a nossa reunião ao clicar neste link (colocar link).
Ou, se preferir cancelar, basta clicar aqui (colocar link).
Até lá!
Atenciosamente,
X.
Mensagem de lembrete do agendamento de reunião online
Olá, (nome do cliente ou prospect), tudo bem?
Aqui é o X, da empresa Y.
Essa mensagem é para lembrar que amanhã temos a nossa conversa online.
- A reunião está marcada para o dia (indicar data), às (indicar hora).
- Para ingressar na sala de reunião virtual, basta clicar neste link (colocar link).
- O tempo de conversa será de 20 minutos, aproximadamente.
Enquanto isso, anote suas perguntas e todas as dúvidas que tiver sobre os nossos serviços.
Vai ser um prazer ter essa troca com você!
Precisa remarcar? Por favor, clique aqui.
Para cancelar, clique neste link.
Até breve,
Atenciosamente,
X.
Modelo curto de lembrete de agendamento de reunião online
Olá, (nome do cliente ou prospect)!
Pronto para a nossa reunião online amanhã, às (colocar hora)?
Basta clicar neste link (colocar link) no horário combinado.
Por favor, caso precise remarcar, clique aqui.
Para cancelar, use este link.
Te espero amanhã,
Atenciosamente,
X.
Dicas para agendar reunião online e se organizar
Conte com a Brevo!
Agendar reunião online faz parte da rotina de muitas empresas, e quando essa tarefa é feita com ferramentas de agendamento online, como o Meetings da Brevo, tudo fica ainda mais prático. Não existe mais o vai-e-vem de e-mails e mensagens: o cliente pode escolher o dia e horário de sua preferência ao clicar em um calendário.
Seja como for, os dias e horários no calendário já estão disponíveis para a empresa, já que estas ferramentas não permitem que um mesmo evento aconteça simultaneamente. Praticidade, clareza e economia de tempo são garantidos com as plataformas de agendamento online, muitas delas, como a Brevo, com a possibilidade de conta gratuita!
Se necessário, peça para que o cliente reconfirme a presença
Algumas empresas, especialmente as que recebem demandas de agendamento a todo momento, como restaurantes e salões de beleza, precisam de um sistema robusto para a organização.
Uma solução é, além de enviar uma mensagem de confirmação do agendamento, também enviar uma outra mensagem, com 1 dia de antecedência, pedindo para que o cliente reconfirme o compromisso.
Para isso, poderá enviar um e-mail, onde o cliente deverá clicar em um dos dois botões: “confirmar” ou “anular reserva”. Isso poderá liberar alguns horários no calendário caso haja desistências. Dessa forma, poderá acolher outros clientes.
O modelo de reconfirmação de agendamento de reunião online poderia ser desta forma:
Assunto ou título da mensagem ou e-mail – Pedido de reconfirmação do(a) (nome da empresa).
Olá!
Temos o hábito de pedir aos clientes para que reconfirmem o agendamento/reserva em nosso estabelecimento.
Para isso, por favor, clique em um dos botões abaixo:
Confirmar meu agendamento / Anular meu agendamento
Obrigado!
Faça a integração com o calendário no Google ou no Outlook
Outra dica é pedir para que seu cliente inclua o compromisso em seu calendário pessoal, a exemplo do Google Agenda ou Outlook. Dessa forma, o compromisso ficará sempre à vista!
Não exagere na frequência dos lembretes
É importante não exagerar no envio de e-mails de lembretes ou pedidos de confirmação. Isso poderá afastar o cliente e fazê-lo se sentir pressionado. O ideal é enviar 2 e-mails em momentos diferentes: assim que o agendamento é feito, e um outro 1 dia antes da reunião. Claro, você poderá adaptar esse espaçamento de acordo com o seu negócio.
Como criar um sistema de agendamento de reunião online gratuito?
Para conseguir agendar reunião online sem dificuldade, você poderá contar com as diferentes ferramentas de agendamento disponíveis no mercado. Como foi dito anteriormente, muitas delas permitem criar uma conta gratuita, mas os planos pagos oferecem mais vantagens para quem realmente tem muitas demandas de agendamento por dia.
Conclusão sobre agendamento de reunião online
Muitas empresas, mesmo as pequenas e médias, precisam agendar reuniões online. Além de ser uma parte importante da rotina, essa organização é essencial para assegurar a produtividade do negócio, além de aumentar a rentabilidade. Afinal, essa troca entre cliente-empresa gera resultados!
Para minimizar o risco de desistências de última hora e esquecimentos, é importante pensar em enviar mensagens de confirmação, lembretes, e até mesmo reconfirmações quando necessário.
Estas mensagens, enviadas de forma manual ou automática, conseguem manter a sua empresa no radar do seu cliente ou prospect. Com isso, as chances dele lembrar e comparecer ao compromisso são maiores ou, caso contrário, poderá cancelar ou reagendar a prestação com antecedência.
Assim, todo mundo sai ganhando, e você não ficará a ver navios esperando por um cliente que esqueceu da reunião online. 😇
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